Sesja plakatowa 2027 – regulamin i zgłoszenia

Zapraszamy do zgłaszania prac do sesji plakatowej XXIX Konferencji Naukowo-Szkoleniowej Opieki Paliatywnej i Zespołów Hospicyjnych „Dobrze widzi się tylko sercem…” (14–16 stycznia 2027 r., Hotel Arche, Częstochowa). Zgłoszenia przyjmujemy przez formularz do 17 grudnia 2026 r., godz. 14:00. Najlepsze prace otrzymają dyplomy i nagrody.

Termin: 14–16 stycznia 2027 r. Miejsce: Hotel Arche, ul. Oleńki 20, Częstochowa

§ 1 Organizator i uczestnicy

1. Organizatorem sesji i konkursu jest Polskie Towarzystwo Pielęgniarstwa Opieki Paliatywnej.
2. Prace indywidualne i zespołowe mogą zgłaszać wszyscy zainteresowani opieką paliatywną i hospicyjną, w tym medycy, badacze, studenci, doktoranci i wolontariusze. Co najmniej jeden autor musi zarejestrować się na Konferencję, spełnić warunki udziału i obowiązującej go opłaty oraz osobiście zaprezentować pracę.

§ 2 Zgłoszenie i streszczenie

1. Zgłoszenie wraz ze streszczeniem i oświadczeniami autorów (załącznik nr 1) składa się przez formularz na stronie ptpop.pl/sesja-plakatowa do 17 grudnia 2026 r., godz. 14:00. Każdą pracę zgłasza się oddzielnie. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia jest wysyłane na adres e-mail osoby do kontaktu.
2. Przyjmowane są prace badawcze, opisy przypadków, przeglądy piśmiennictwa, projekty poprawy jakości i innowacyjne rozwiązania związane z opieką paliatywną i hospicyjną. Wcześniejszą publikację lub prezentację należy ujawnić w formularzu; ponowne zgłoszenie jest dopuszczalne, jeżeli autorzy mają prawa do wykorzystania materiału.
3. Streszczenie: język polski, do 300 słów, wpisywane w formularzu w częściach: cel, metody lub opis przypadku/projektu, wyniki albo etap realizacji, wnioski; w przeglądzie także sposób doboru źródeł. Tytułu, autorów, afiliacji i 3–5 słów kluczowych nie wlicza się do limitu. Należy wskazać autora prezentującego. Bez tabel i ilustracji.
4. Komisja ocenia tematykę, wartość merytoryczną i wymogi formalne; decyzję przesyła e-mailem do 22 grudnia 2026 r. Może odrzucić zgłoszenia niekompletne lub spóźnione. Zmiany tytułu, autorstwa lub zasadniczej treści wymagają jej akceptacji.

§ 3 Przygotowanie plakatu

1. Plakat: język polski, B1, 70,7 × 100 cm, orientacja pionowa. Powinien zawierać tytuł, autorów i afiliacje, cel, metody lub opis przypadku/projektu, wyniki, wnioski i piśmiennictwo oraz informacje o finansowaniu i konflikcie interesów albo ich braku. Treść musi być czytelna.
2. Autorzy zapewniają wydruk i transport na własny koszt oraz montaż i odbiór plakatu. W punkcie rejestracji otrzymują numer stanowiska.

§ 4 Harmonogram i prezentacja

• Montaż i dostarczenie plakatu: 15.01.2027, godz. 8:00–10:00
• Ekspozycja w wyznaczonej strefie Hotelu Arche: 15–16.01.2027, do godz. 14:00
• Prezentacja i ocena: 15.01.2027, godz. 12:15–12:45
• Ogłoszenie wyników: 16.01.2027, godz. 10:00
• Demontaż i odbiór: 16.01.2027, godz. 14:00–15:00

Przy plakacie musi być obecny co najmniej jeden autor. Omówienie trwa do 3 minut, dyskusja do 2 minut. Nieobecność autorów wyklucza ocenę konkursową i potwierdzenie prezentacji. Potwierdzenie czynnego udziału otrzymuje osoba faktycznie prezentująca pracę. Wcześniejszy demontaż wymaga uzgodnienia.

§ 5 Konkurs i ocena prac

1. Zakwalifikowane i zaprezentowane prace biorą udział w konkursie. Komisja liczy co najmniej 3 osoby; każdą pracę ocenia niezależnie co najmniej 2 członków, z wyłączeniem osób pozostających w konflikcie interesów.

• Wartość merytoryczna i znaczenie dla opieki paliatywnej: 0–10
• Rzetelność metod, opisu i oceny efektów: 0–5
• Oryginalność i przydatność praktyczna: 0–5
• Czytelność plakatu i sposób przedstawienia treści: 0–5
• Omówienie pracy i odpowiedzi na pytania: 0–5
• Łącznie: 0–30

2. Wynik stanowi średnia ocen. Przy remisie rozstrzyga kolejno wartość merytoryczna i rzetelność; dopuszcza się miejsca ex aequo. Komisja wyłania I, II i III miejsce, jeżeli liczba prac na to pozwala, oraz może przyznać wyróżnienia. Laureaci otrzymują dyplomy i nagrody.

3. Uwagi dotyczące obliczeń lub przebiegu oceny można zgłosić w ciągu 7 dni od ogłoszenia wyników; Organizator odpowiada w ciągu 14 dni od zgłoszenia.

§ 6 Odpowiedzialność i publikacja prac

1. Autorzy odpowiadają za rzetelność treści, prawa do materiałów, anonimizację danych pacjentów oraz uzyskanie wymaganych zgód. Podają w formularzu informację i numer opinii komisji bioetycznej, jeżeli jest wymagana.
2. Zgłaszający, także w imieniu współautorów, udziela PTPOP, Stowarzyszeniu Opieki Hospicyjnej Ziemi Częstochowskiej oraz AKAMED sp. z o.o. nieodpłatnej, niewyłącznej licencji, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, na publikację streszczenia i plakatu, także w formie zdjęć, w materiałach konferencyjnych i pokonferencyjnych, drukiem i w Internecie, w tym na ich stronach i profilach społecznościowych, oraz na publiczne wystawienie plakatu podczas Konferencji. Publikacja odbywa się z oznaczeniem autorstwa i poszanowaniem integralności pracy. Autorzy zachowują prawa autorskie.
3. Administratorem danych podanych w zgłoszeniu jest Organizator; zasady ich przetwarzania określa informacja w formularzu (załącznik nr 2). Dane osób rejestrujących się na Konferencję, w tym zdjęcia z Konferencji, przetwarza jej organizator zgodnie z Polityką prywatności Konferencji.

§ 7 Postanowienia końcowe i kontakt

1. Zgłoszenie oznacza akceptację regulaminu. Regulamin obowiązuje od publikacji. Zmiany są ogłaszane na stronie ptpop.pl i przekazywane zgłoszonym autorom e-mailem. Sprawy organizacyjne rozstrzyga Organizator, a merytoryczne komisja.
2. Koordynator: mgr piel. Ewa Gontkowska, [email protected], tel. 724 490 417. Regulamin i formularz zgłoszenia: ptpop.pl/sesja-plakatowa. Informacje o Konferencji i rejestracja: akamed.edu.pl.

Załącznik nr 1 – Formularz zgłoszenia pracy

Formularz na stronie ptpop.pl/sesja-plakatowa zawiera:

• tytuł pracy;
• rodzaj pracy i obszar tematyczny;
• autorów w ustalonej kolejności i ich afiliacje;
• autora prezentującego;
• osobę do kontaktu oraz jej e-mail i telefon;
• streszczenie (§ 2 ust. 3) i 3–5 słów kluczowych;
• informację o wcześniejszej publikacji lub prezentacji oraz o opinii komisji bioetycznej, jeżeli dotyczy.

Osoba zgłaszająca składa w formularzu następujące oświadczenia:

1. Jestem autorem lub współautorem pracy. Akceptuję regulamin, w tym warunki licencji z § 6 ust. 2. Posiadam uprawnienia i upoważnienie współautorów do zgłoszenia, prezentacji, udziału w konkursie i udzielenia licencji; wszyscy zaakceptowali treść i kolejność autorstwa.
2. Potwierdzam rzetelność pracy, wskazanie źródeł, posiadanie wymaganych praw i zgód oraz anonimizację danych pacjentów i ich bliskich.
3. Co najmniej jeden autor spełni warunki udziału w Konferencji i osobiście zaprezentuje pracę. Zapewnię wydruk, dostarczenie, montaż i odbiór plakatu w wyznaczonych terminach.
4. Potwierdzam zapoznanie się z udostępnioną przez Organizatora informacją o przetwarzaniu danych osobowych.

Załącznik nr 2 – Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem danych jest Polskie Towarzystwo Pielęgniarstwa Opieki Paliatywnej, ul. Krakowska 45A, 42-202 Częstochowa, KRS 0000265994, [email protected].
2. Dane z formularza i streszczenia przetwarzamy w celu przyjęcia i oceny zgłoszenia, organizacji sesji plakatowej i konkursu oraz kontaktu z autorami (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO), oznaczenia autorstwa przy publikacji pracy na zasadach § 6 ust. 2 regulaminu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz dochodzenia i obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Publikowane są wyłącznie imiona i nazwiska autorów, ich afiliacje oraz praca. Dane kontaktowe nie są publikowane.
4. Dane otrzymują członkowie komisji konkursowej, a w zakresie niezbędnym do programu, identyfikatorów i potwierdzenia udziału także organizator logistyczny Konferencji AKAMED sp. z o.o. oraz współorganizator merytoryczny Stowarzyszenie Opieki Hospicyjnej Ziemi Częstochowskiej oraz dostawcy usług poczty i przechowywania danych PTPOP.
5. Dane przechowujemy do 12 miesięcy po zakończeniu Konferencji, a dane prac opublikowanych przez czas ich publikacji oraz do upływu terminów dochodzenia roszczeń.
6. Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). W tym celu napisz na [email protected].
7. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zgłoszenia pracy. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany.
8. Zgłaszający przekazuje tę informację współautorom, których dane podaje w formularzu.